PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL

  1. OBJETIVO:

 

El programa de transparencia y ética empresarial tiene como propósito dar a conocer el compromiso de la entidad con sus grupos de interés y así obtener un actuar ético y transparente en todas las operaciones y relaciones reciprocas inherentes a las actividades de ALIMENTOS LA CALI S.A.S.

 

  1. ALCANCE:

 

El presente programa está dirigido a todos los grupos de interés vinculados con ALIMENTOS LA CALI S.A.S. como: colaboradores, proveedores, clientes, contratistas, acreedores, entidades de control, accionistas, comunidad. 

 

Aplica tanto en operaciones nacionales como internacionales.

 

Su divulgación contará con el apoyo de la alta dirección, Comité de Convivencia Laboral y Líderes de áreas, a través de los medios de comunicación establecidos por la compañía. 

 

  1. DEFINICIÓN DE TERMINOS:

 

Colaboradores: Personas que tienen un vínculo laboral con la empresa ALIMENTOS LA CALI S.A.S.

 

Oficial de cumplimiento: Es el colaborador encargado de velar por el respectivo cumplimiento del programa de transparencia y ética empresarial, y este oficial es designado por el Asamblea General. 

 

Asamblea General: Máximo órgano social de ALIMENTOS LA CALI S.A.S.

 

Contratista: Tercero que preste servicios a una Persona Jurídica o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido con la Persona Jurídica. Aplica para operaciones nacionales e internacionales.

 

GH-N16 Manual De Convivencia Laboral: Este Manual de Convivencia Laboral contiene los principios, valores y reglas de comportamiento que se deben observar en toda la entidad de ALIMENTOS LA CALI S.A.S. Para que de esta manera se promueva y refuerce la obligación de mantener una conducta y actitud positivas, a hacer las cosas correctamente en la organización.

 

GH- N07 Reconocimiento De Alimentación: Es una norma creada para apoyar a nuestros colaboradores con el auxilio de alimentación de acuerdo con sus horarios y áreas de trabajo.

 

GH-P04 Plan De Bienestar Laboral Ríes: Es un plan para propiciar condiciones para el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores, generando espacios de conocimiento, esparcimiento e integración a través de actividades que fomenten el desarrollo integral y las necesidades de los colaboradores.

 

Partidos políticos: Se refiere a los representantes o las personas que obran en nombre y representación de un partido político; también incluyen los funcionarios y colaboradores de los partidos políticos, los candidatos a cargos políticos.  

 

Circular externa 100-000003: Es la guía para los programas de ética empresarial para así prever conductas estipuladas en el artículo 2° de la Ley 1778 de 2016. Emitida por la Superintendencia de Sociedades.

 

Debida diligencia: Es la revisión al inicio y periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción nacional o internacional, cuyo propósito es el de identificar y evaluar los riesgos de soborno y corrupción que pueden afectar a ALIMENTOS LA CALI S.A.S.

 

Normas nacionales contra la corrupción: Es la ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención investigación y sanción de actos de corrupción o soborno y la efectividad del control de la gestión pública, así como sus decretos reglamentarios y las normas que la modifiquen, sustituyan o complementen. De la misma manera, se considera relevante la Ley 1778 de 2016 por medio de la cual se dictaron normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y así mismo se dictaron disposiciones en materia de lucha contra la corrupción.

 

Soborno: Es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier dádiva o cosa de valor a cambio de un beneficio o cualquier otra contraprestación, o a cambio de  realizar u omitir un acto inherente a una función pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa, o solicitud es para uno mismo o para un tercero, o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero.

 

Soborno transnacional: Es el acto en virtud del cual, ALIMENTOS LA CALI S.A.S., por medio de sus empleados, altos directivos, asociados, o contratistas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (u) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional. 

 

Línea de ética: Es la línea de comunicación para presentar inconformidades éticas.

 

Línea telefónica: +57 2 4450922 extensión 2580.

Correo electrónico: lineaetica@lacali.com

Página Web: www.berna.biz  

 

  1. PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL:

 

Este programa, articula las políticas y procedimientos definidos por ALIMENTOS LA CALI S.A.S. en el fortalecimiento de su gobierno y cumplimiento corporativo, tales como: Manual de Convivencia Laboral, Programa de bienestar RIES, Manual de compras y demás políticas establecidas por la Compañía.

 

5. PRINCIPIOS 

 

  1. La compañía está compuesta con unos valores primordiales que se encuentran en el manual de convivencia laboral de ALIMENTOS LA CALI S.A.S. los cuales son adoptados como principios éticos tales como: encontrar siempre la mejor forma de hacer las cosas, conquistar nuestros sueños, trabajar con profesionalismo y hacer las cosas con amor y pasión. Cada persona que tenga relación con la entidad debe tener unas pautas y compromisos de comportamiento.  

 

  1. Cualquier persona vinculada a ALIMENTOS LA CALI S.A.S. tiene prohibido tener conductas inaceptables donde cambie, modifique, oculte, omita los registros contables para ocultar actividades ilegales o no apropiadas que no muestren correctamente la esencia de una transacción registrada.

 

  1. Promover la lealtad de los empleados comunicando responsablemente cualquier sospecha de fraude, soborno o cualquier acto de corrupción del que tengan conocimiento.

 

  1. Si un representante de la compañía recibe una solicitud o pago de soborno proveniente de cualquier persona o compañía, ya sea interna o externa, esto debe reportarse inmediatamente al oficial de cumplimiento o a la línea de ética.

 

  1. Fomentar una cultura organizacional basada en el principio de la legalidad y transparencia para la aplicación de los principios elementales de ética y comportamiento responsable del equipo humano de ALIMENTOS LA CALI S.A.S., independientemente de su nivel jerárquico.

 

  1. ALIMENTOS LA CALI S.A.S. realizará la debida diligencia para conocer oportunamente a los proveedores, agentes, contratistas o cualquier persona que tenga una vinculación directa o indirectamente con la entidad.

 

  1. Bajo ninguna circunstancia se deberán generar pagos de facilitación.

 

  1. ALIMENTOS LA CALI S.A.S. prohíbe estrictamente los sobornos en cualquier forma, incluidos los sobornos pagados directa o indirectamente por medio de un tercero a favor de otro o de un colaborador de ALIMENTOS LA CALI S.A.S.

 

  1. Integrar el conjunto de acciones necesarias para prevenir y controlar potenciales situaciones de fraude, soborno y corrupción.

 

6. PROHIBICIÓN ACTOS DE CORRUPCIÓN

 

ALIMENTOS LA CALI S.A.S. prohíbe cualquier tipo de soborno o acto de corrupción, y exige el cumplimiento de todas las Normas anticorrupción y antisoborno incluyendo la Circular Externa 100-000003 de 2016 de la Superintendencia de Sociedades.

 

La compañía se compromete a realizar un debido proceso para gestionar, sobre la base del respeto a la dignidad de la persona y sus derechos, la investigación de todo presunto acto fraudulento, de soborno o corrupción, asegurando la confidencialidad en el manejo de la información de acuerdo con la política de tratamiento de datos personales, la cual puede ser consultada en la página web www.berna.biz, y la proporcionalidad de las acciones correctivas. Las personas que denuncien de buena fe una violación al Programa de transparencia y ética empresarial, están protegidas contra cualquier tipo de represalia.

 

7. PROHIBICIÓN DE PAGOS DE FACILITACIÓN

 

La empresa ALIMENTOS LA CALI S.A.S. no tiene estipulado pago de comisiones ni a contratistas ni a empleado por las negociaciones de comercio internacional.

 

  1. OBSEQUIOS, COMIDAS Y ENTRENENIMIENTOS.

 

ALIMENTOS LA CALI S.A.S. prohíbe realizar premios y obsequios en efectivo. Los que obedezcan a planes o programas debidamente aprobados, se realiza en bonos. 

 

Para ALIMENTOS LA CALI S.A.S. es muy importante apoyar a sus colaboradores teniendo en cuenta sus horarios y áreas de trabajo se les otorga un auxilio de alimentación, el cual es normalizado con el procedimiento GH- N07 RECONOCIMIENTO DE ALIMENTACIÓN, el cual puede ser consultado en la red interna. 

 

Todo lo relacionado con entretenimiento se encuentra incluido en el procedimiento GHP04 PLAN DE BIENIESTAR LABORAL RIES.

 

Los Empleados no deben solicitar, aceptar, ofrecer o suministrar regalos, entretenimiento, hospitalidad, viajes, patrocinios con el fin de inducir, apoyar o recompensar una conducta irregular, con relación a obtener cualquier negocio que involucren a ALIMENTOS LA CALI S.A.S.

Los ofrecimientos indebidos (sobornos) pueden ser tales como: dinero, regalos, viajes, cursos de capacitación, contribuciones en efectivo o en especie, comisiones y/o descuentos, programas de entretenimiento (por ejemplo: comidas, entradas a eventos y espectáculos, entre otros.), pago de servicios personales y/o profesionales en beneficio de un funcionario nacional o extranjero o sus familiares, que busquen favorecer beneficios particulares o influenciar en una toma de decisiones. 

 

La empresa no tiene estipulado pagos de comisiones a contratistas, empleados, gastos de entretenimiento u otras cortesías para beneficio de un funcionario o servidor público nacional o extranjero.

 

9. CONTRATOS O ACUERDOS CON TERCERAS PERSONAS

 

Todos los contratos o acuerdos suscritos por ALIMENTOS LA CALI S.A.S. deben contener cláusulas o declaraciones que garanticen el cumplimiento de este programa, las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables, además, deben incluir el derecho a terminar el contrato cuando incurran en una violación a los mismos. 

 

En cualquier caso, el responsable de la negociación debe verificar que las cláusulas estén incluidas antes de la firma de los contratos o acuerdos; de no observarse debe informar al área de control interno.

 

10. DONACIONES Y CONTRIBUCIONES POLITICAS

 

Las donaciones que se realicen por ALIMENTOS LA CALI S.A.S. serán definidas y autorizadas por los Directivos, estas donaciones deben tener un fin legítimo y deben cumplir con el procedimiento para su oficialización. 

Respetamos el derecho  que cada empleado tiene en hacer partícipe de actividades políticas que libremente decidan llevar a cabo a nivel personal, por lo cual esta participación no involucra afiliaciones políticas por parte de la compañía, ya que estas actividades no deben entorpecer el cumplimiento de los deberes y responsabilidades que se tengan con la organización.

No está permitido comprometer, vincular o relacionar a ALIMENTOS LA CALI S.A.S., ni usar alguna alegoría que represente o sea asociada con la compañía, ni mucho menos que se realicen actividades políticas dentro de las instalaciones o se utilicen recursos con este fin.

 

11. REGISTROS CONTABLES

 

Todo el personal vinculado a ALIMENTOS LA CALI S.A.S. debe mantener registros que reflejen la información exacta y precisa de las transacciones realizadas. Para ello, contamos con un área de control interno que se encarga de prevenir que se oculten, modifiquen, manipulen o disfracen pagos o sobornos ilícitos, por esta razón se realiza auditorías internas a los procedimientos para verificar que los registros contables reflejen información precisa de las transacciones de la compañía. 

 

12. ORGANOS RESPONSABLES

 

  • Asamblea General de Accionistas:  

Debe cumplir con las siguientes funciones: 

 

  • Autorizar y definir los mecanismos para prevenir la corrupción o soborno.
  • Elegir al Oficial de Cumplimiento y supervisar el cumplimiento de los mecanismos anticorrupción de ALIMENTOS LA CALI S.A.S.
  • Revisar los informes que realice el Oficial de Cumplimiento y hacer seguimiento a las observaciones que se le realicen.

 

  • Oficial de cumplimiento:

El Oficial de Cumplimiento es aquella persona designada por la asamblea general de accionistas para verificar el adecuado y oportuno cumplimiento del programa de transparencia y ética empresarial de ALIMENTOS LA CALI S.A.S.

 

Debe cumplir con las siguientes funciones:

 

  • Realizar una evaluación de riesgo sobre los socios comerciales, proveedores, clientes, distribuidores, y posibles alianzas de ALIMENTOS LA CALI S.A.S. con el fin de conocer su reputación.

 

  • Validar que los proveedores firmen la certificación del Anexo A, y comprobar que estén las cláusulas en los contratos con terceros.

 

  • Presentar a la asamblea general de accionistas el estado de las denuncias o quejas que se presenten sobre incumplimiento al programa de transparencia y ética empresarial.

 

  • Velar por el cumplimiento de los mecanismos que se utilizan para prevenir la corrupción y el soborno señalados en el programa de trasparencia y ética empresarial.

 

  • Presentar informes escritos a la asamblea general de accionistas sobre el cumplimiento y efectividad de los mecanismos establecidos en programa, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas y prevenir la corrupción y el soborno.

 

  • Atender cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia.

 

  • Diseñar y colaborar con el Departamento de Gestión Humana, Departamento de Mercado y la Asamblea General de Accionistas de ALIMENTOS LA CALI S.A.S. los planes de capacitación y comunicación sobre este tema, necesarios para que los colaboradores y grupos de interés estén debidamente informados y actualizados.

 

  • Control Interno:

Debe cumplir con las siguientes funciones:

 

  • Incluir en el plan mensual de auditoría la evaluación del programa transparencia y ética empresarial.

 

  • Implementar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos del programa.

 

13. MECANISMOS PARA DENUNCIAR

 

ALIMENTOS LA CALI S.A.S. dispone de una Línea de ética  exclusivamente para  reportar por si presenta alguna situación referente al programa de transparencia y ética empresarial,  a la  cual todos los colaboradores sin importar su cargo y demás grupos de interés pueden comunicar dudas, realizar solicitudes, quejas, denuncias y también puedan reportar conductas que se encuentren en cualquiera de las modalidades de soborno o corrupción. 

 

El oficial de cumplimiento tiene la responsabilidad de recibir cada una de las dudas, solicitudes, consultas, quejas, denuncias, declaraciones y demás, acerca de actos que violen el programa de transparencia y ética empresarial. 

 

Toda la información que se suministre por parte del denunciante será confidencial y no se realizaran represalias en contra, si la denuncia es realizada de buena fe, por el contrario si se demuestra que la denuncia es falsa se considerará como violación al programa y se llevarán a cabo las consecuencias pertinentes. 

 

14. SANCIONES

 

Las violación de las normas nacionales anticorrupción y anti-soborno pueden traer sanciones graves para los colaboradores  y para ALIMENTOS LA CALI S.A.S.

 

Los colaboradores que violen este programa serán sujetos a sanciones y medidas disciplinarias, incluyendo el despido con justa causa de conformidad con las disposiciones del reglamento interno de trabajo y el Código Sustantivo del Trabajo, sin perjuicio de las acciones legales que se pudieren adelantar por esta causa. ALIMENTOS LA CALI S.A.S. Aplicará las medidas disciplinarias de manera justa y rápida y en proporción con la violación.  

 

15. DIVULGACIÓN

 

La divulgación del programa se realizará por medio de correo electrónico y carteleras en los establecimientos de ALIMENTOS LA CALI S.A.S. También se entregará a quienes deban firmar la certificación. 

 

La divulgación del Programa de transparencia y ética empresarial se puede realizar mediante la publicación en la intranet, la página web de la Compañía, correo electrónico u otro medio de comunicación establecido por la empresa, garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés.

 

Las capacitaciones a los empleados en esta materia, debe estar a cargo de Gestión Humana y el Oficial de ética.

 

16. ACCIONES CORRECTIVAS

 

En los asuntos relacionados con trabajadores vinculados a la compañía se debe proceder de acuerdo con las normas legales laborales y el Reglamento Interno de la Compañía.

 

Proveedores de bienes y servicios y distribuidores deben cumplir con lo pactado contractualmente en el acto jurídico que regula las obligaciones y derechos de las partes y a las formas previstas legalmente para terminar el vínculo si fuere necesario.

 

 

Elaboró y/o Revisó

 

Karen Tatiana Varona.

Asistente Financiera

 

Adriana Alexandra Niño.

Coordinadora Gestión Humana

 

Luz Adriana Gomez Díaz.

Coordinadora de Control Interno. 

 

Luz Mary Arcila.

Coordinadora de Contabilidad. 

 

Duffay Ríos Castaño

Gerente Financiera y Administrativa.

 

 

Aprobó:

 

      Asamblea General de Accionistas 

      Acta #63 de enero 2021

 

 

 

 

 

 

ANEXO A

 

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO ALIMENTOS LA CALI S.A.S.

 

Yo, ________________________________, en mi calidad de [colaborador, administrador, proveedor, asesor, aliado o agente] de ALIMENTOS LA CALI S.A.S. confirmo que he recibido, leído y entendido la política anticorrupción y anti-soborno, la cual se puede consultar en la página web www.berna.biz. 

 

Además declaro que acepto cumplir con la política y revisar su contenido antes de participar en cualquier actividad que involucre a ALIMENTOS LA CALI S.A.S. y que eventualmente pudiera estar en contravía de la política.  Manifiesto que si tengo alguna duda o inquietud en relación con la aplicación de la política, usaré la línea ética para solicitar su consejo y acompañamiento con el fin de garantizar la adecuada aplicación de la política. 

 

Confirmo que, a la fecha, no estoy al tanto de violaciones de la política o las normas anticorrupción. 

 

 

 

 

_______________________

Nombre completo

 

 

 

_______________________

Firma

 

 

 

Fecha: ____________20___